Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Cape Economy Oy Ab
Y-tunnus: 2505878-6
Osoite: Ratakatu 6, 10300 Karjaa
Sähköposti: axel.enberg@cape.fi
Puhelin: 044 788 7600

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Cape Economy käsittelee henkilötietoja:

• verkkosivujen yhteydenottojen käsittelemiseksi
• viestintään potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden kanssa
• kirjanpito- ja palkanlaskentapalveluiden tarjoamiseksi ja tuottamiseksi
• kirjanpitoon, verotukseen ja työoikeuteen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi
• liiketoiminnan ja asiakassuhteiden kehittämiseksi ja hallinnoimiseksi

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Yhteydenottolomakkeen kautta kerättävät tiedot

Kun otat meihin yhteyttä verkkosivujen kautta, voimme käsitellä seuraavia tietoja:

• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• asia
• viestin sisältö
• Asiakassuhteisiin liittyvät tiedot

Asiakassuhteisiin liittyvät tiedot:

• yhteystietoja (nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti)
• laskutus- ja maksutietoja
• kirjanpitoaineistoa
• palkka- ja henkilöstötietoja
• verotietoja ja viranomaisiin liittyviä tietoja

Palkanlaskennan yhteydessä voidaan käsitellä myös arkaluonteisia henkilötietoja, kuten tietoja sairauspoissaoloista tai ammattiliiton jäsenyydestä, siinä laajuudessa kuin laki tai sopimus edellyttää.

4. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu:

• suostumukseen
• sopimukseen tai sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin
• lakisääteisiin velvoitteisiin
• oikeutettuun etuun

Käsittely tehdään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

5. Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi tai lain edellyttämällä tavalla.

• Yhteydenottoja säilytetään vain asian käsittelyn ajan.
• Asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen ajan.
• Kirjanpitoaineistoa säilytetään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti, yleensä enintään 10 vuotta.
• Palkka- ja henkilöstötietoja säilytetään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti yleensä 6–10 vuotta tiedon tyypistä riippuen.

Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.

6. Henkilötietojen käsittely

Henkilötietoja voidaan kerätä:

• verkkosivujen yhteydenottolomakkeiden kautta
• sähköpostiviestinnän kautta
• taloushallinnon ja muiden hallinnollisten järjestelmien kautta
• asiakirjojen ja sopimusten kautta

Tietoja käytetään muun muassa asiakaspalveluun, laskutukseen, kirjanpitoon, palkanlaskentaan ja viranomaisraportointiin.

Tietoja voidaan käsitellä sekä sähköisessä että paperimuodossa.

7. Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja luovutetaan vain silloin, kun se on tarpeellista ja lainmukaista, esimerkiksi:

• viranomaisille lain niin edellyttäessä
• järjestelmä- ja palveluntoimittajille, jotka käsittelevät tietoja puolestamme
• yhteistyökumppaneille, joita sitovat salassapito- ja henkilötietojen käsittelysopimukset

Emme koskaan myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.

8. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään pääasiassa EU-/ETA-alueella.

Jos tietoja poikkeustapauksissa siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että siirto tapahtuu tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja että riittävä tietosuojan taso säilyy.

9. Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, kuten:

• käyttöoikeuksien hallinnalla ja käyttäjähallinnalla
• turvallisilla järjestelmillä ja salasanoilla
• sisäisillä ohjeistuksilla ja salassapitositoumuksilla
• turvallisella tietojen säilytyksellä, varmuuskopioinnilla ja poistamisella
  

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

• saada tietoa siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta
• pyytää virheellisten tietojen korjaamista
• pyytää tietojen poistamista, kun käsittelylle ei ole laillista perustetta
• rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• peruuttaa antamasi suostumus

Oikeuksiisi liittyvät pyynnöt voi lähettää alla oleviin yhteystietoihin.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.

11. Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai henkilötietojen käsittelystä, voit ottaa yhteyttä:
axel.enberg@cape.fi